Yritys hallinnoi työvuorotoiveita kahden järjestelmän välillä Excelillä. Suuren henkilöstömäärän ja monipuolisten työroolien vuosi käsiteltäviä rivejä oli helposti tuhansia joka kuukausi. Työ oli virhealtista ja vei huomattavasti aikaa, jonka lisäksi pandemia aiheutti paljon viime hetken muutoksia.

Asiakkaalle luotiin yksinkertaisen näköinen Excel-taulukko, johon käsiteltävät tiedot oli helppo liittää. VBA-ohjelmoinnilla toteutettu automaatio käynnistyi yhdellä klikkauksella, jonka jälkeen se tulkitsi ja käsitteli tiedot ennalta määriteltyjen ehtojen mukaisesti. Tiedot olivat sekunneissa valmiita kopioitavaksi seuraavaan järjestelmään. Ajansäästö oli merkittävä ja asiakas pystyy lisäämään myös uusia käsittelysääntöjä ilman ohjelmointikokemusta.

Yrityksen työntekijät tekivät hyvää myyntiä eri toimipisteissä, mutta myynnin tarkempi seuranta asiakasjärjestelmästä tapahtui pitkällä viiveellä ja sen kehittäminen olisi sekä kallista että hidasta. Henkilökohtainen myynninohjaus oli hankalaa. Myyntejä yritettiin päivän mittaan kirjata yhteiskäyttöiseen Excel-taulukkoon, mutta se vei myyjiltä ylimääräistä työaikaa ja virhekirjauksia tapahtui usein.

Asiakkaan olemassa olevaan Microsoft 365 -pilven luotiin Power Apps- sovellus, johon työntekijöiden oli helppoa kirjata myyntejä reaaliajassa parilla klikkauksella. Tiedot tallentuivat Sharepoint-luetteloon, josta niitä voitiin raportoida eteenpäin sekä automaattisilla sähköpostiviesteillä että reaaliaikaisella raportointisovelluksella. Työntekijä näki, kuinka paljon tavoitteisiin oli matkaa ja esimiehet pystyivät seuraamaan tilannetta isommassa mittakaavassa. Sovellus piristi sekä yrityksen myyntiä että henkilökunnan provisiopalkkausta. Myös henkilötietosuoja parani, sillä sovelluksella pystyi vaikuttamaan tiedon näkyvyyteen paremmin kuin Excelissä.

Yrityksellä oli jonkinlainen käsitys eri työvaiheisiin kuluvasta ajasta, mutta toimipisteiden tueksi kaivattiin uusia silmiä mittaamaan ja tutkimaan yksityiskohtia.

Asiakas listasi erityistoiveet, jonka pohjalta räätälöitiin tabletilla käytettävä ajastinsovellus. Datakala kiersi asiakkaan toimipisteissä havainnoimassa mahdollisia ongelmakohtia ja mittasi samalla toistuviin työvaiheisiin kuluvaa aikaa sovelluksella. Tulokset raportoitiin toimipistetasolla helppolukuisena raporttina, joka sisälsi sekä numeerista dataa että vapaamuotoisia kommentteja. Havainnointikierroksen perusteella asiakas modernisoi työvälineitä ja verkkoyhteyksiä, sekä kehitti uusien työntekijöiden perehdytystä.